Khoảng thời gian mới đây Cẩm nang dạy bảo có nhận được một vài câu hỏi của bạn đọc qua email rằng hiện giờ em đang chuẩn bị đa số Sơ yếu lý lich (CV – Curriculum Vitae) và Thư xin việc (Cover Letter) rồi, gửi email thì viết gì cho nhà phỏng vấn được nhỉ?. Bài viết này Mình chia sẻ mẹo viết email xin việc sao cho hay, không cần quá dài mà vẫn đa số những ý chính cần truyền đạt nhé.
1. Hướng dẫn cách viết email xin việc
Những lỗi sai cần sửa trước khi send mail xin việc
Trước khi bàn đến content email, hãy cùng Cẩm nang giáo dục sửa lại các lỗi sai căn bản khi gửi mail sau:
Tên mail
Tên email nên chuyên nghiệp, đừng để kiểu bedethuong123@gmail.com; anhchangdeptrai69@yahoo.com mà hãy dùng những mail thể hiện được họ tên của bạn (có thể thêm phần xây dựng rộng về những điều bạn tự hào nhất, muốn giới thiệu đến người xung quanh về chính mình. Đó đủ sức là ngành chuyên môn, tên trường ĐH, quê hương)
ví dụ về tên mail chuyên nghiệp:
- huyennt@gmail.com;
- minhbkk60@gmail.com;
- minhduc.hr@hotmail.com;
- oanhnguyen.hanoi@yahoo.com
Tên hiển thị email.
Cái này rất ít bạn để ý, 2 lỗi thường gặp nhất đó chính là không phải tên thật và k viết hoa. Tuy đây là những lỗi nhỏ nhưng sẽ làm nhà tuyển dụng phân tích bạn thiếu sự chuyên nghiệp. Bạn hãy nhìn thấy gợi ý dưới đây:
Phương pháp viết mail xin việc – Tên hiển thị email không phải tên thật và k viết hoa
Để đổi lại tên cho đúng chuẩn với Gmail, các bạn sử dụng theo tut sau:
Vào Setting (Cài đặt) -> lựa chọn tab Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
Hướng dẫn viết email xin việc: hướng dẫn setup tên hiển thị Gmail – bước 1
lựa chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
Hướng dẫn viết email xin việc: chỉ dẫn cài đặt tên hiển thị Gmail – bước 2
Sửa tên hiển thị và click Save (Lưu thay đổi)
Hướng dẫn viết mail xin việc: chỉ dẫn setup tên hiển thị Gmail – bước 3
Chữ ký email
Hãy chuyên nghiệp từ những thứ nhỏ nhất, trước nhất là trong email của chính bạn. Sau khi bạn đổi tên cho phù hợp rồi, hãy bổ sung chữ kí cho email.
Một chữ kí chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
- Họ và tên
- ngành nghiệp
- sdt
- Các thông tin không giống giống như web, mail, địa chỉ, tài khoản không gian.
Những thông tin này sẽ làm nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ và tìm hiểu về bạn
Để tạo cho mình một chữ kí trong Gmail, các bạn sử dụng như sau:
Vào Setting (cài đặt)
Trong tab General (Chung) dẫn xuống phần Chữ ký.
Cài chữ ký trong Gmail
Sửa chữ ký theo chỉ dẫn và nhấn Lưu cải thiện
2. Viết email xin việc
2.1. Tiêu đề email xin việc
Tiêu đề email theo hướng dẫn từ nhà tuyển dụng: Trong tin tuyển dụng, thông thường nhà tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên send mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tittle “Tên – Vị trí – Công ty” hoặc một tittle nào đó không giống. Việc của bạn là sử dụng theo đúng như chỉ dẫn, nhà tuyển dụng đã muốn bạn sử dụng như vậy là có mục tiêu, để họ lọc mail dễ dàng hơn, nên bạn hãy nghe lời. Đây không phải lúc để sáng tạo!
Với những tin tuyển nhân viên k nêu rõ yêu cầu hoặc bạn tự ứng tuyển vào trong một số trường hợp.
Bạn hãy viết tiêu đề email xin việc giống như sau:
Họ và tên – Ứng tuyển vị trí – Ngày tháng ứng tuyển
VD: Nguyễn Văn A – Ứng tuyển vị trí marketing – 12/9/2017
2.2. Content E-mail xin việc
Hãy mở đầu bằng “Kính gửi”.
Bạn vừa mới send email cho 1 tổ chức, cho 1 nhà phỏng vấn đủ sức hơn tuổi bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng đơn vị, tôn trọng người nhận mail. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì bạn cũng phải dùng “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 đơn vị, tổ chức, người to tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.
- k sử dụng “Gửi, “Thân gửi”, “Chào Anh/chị”… vì sẽ không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa 2 chủ thể.
- Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng “Dear” thay cho “Kính gửi”, với các nhà tuyển dụng dễ tính thì mẹo sử dụng này được đồng ý.
Kính gửi ai?
Bạn hãy xem tin tuyển nhân viên xem ai hay bộ phận nào nhận email ứng tuyển thì hãy Kính send người/bộ phận đó.
Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì ghi:
Kính gửi Anh/chị – phòng ban
VD: Kính send anh Nguyễn Văn A – Bộ phận nhân viên
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi:
Kính gửi Bộ phận – tên công ty
VD: Kính send Phòng tuyển nhân viên nhân viên – doanh nghiệp ABC
Nội dung email ứng tuyển
Một content mail khô khan và khuôn mẫu được copy ở trên online sẽ k get được thiện cảm từ nhà tuyển dụng. Bạn cứ tưởng tượng nhà phỏng vấn một ngày phải đọc 100 mails có content y chang thế này, thì làm sao bạn đủ nội lực khiến họ chú ý?
Hãy xem qua các ví dụ về nội dung của một mail ứng tuyển từ Cẩm nang giáo dục dưới đây:
- một mình hoá content ứng tuyển cho nhà phỏng vấn.
- chỉ ra nguyên nhân thuyết phục vì sao bạn lại là người phù hợp nhất cho vị trí công việc này.
- không liệt kê lại những content vừa mới có trong CV như: học vấn, chứng chỉ
Bạn có thể tham khảo cấu trúc dưới đây:
Câu 1: giới thiệu ngắn gọn về bản thân (ví dụ tên, học trường gì).
Câu 2: Bạn send email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được tải tải trên FB (nơi bạn biết đến tuyển dụng).
Câu 3+4: tóm lược ngắn gọn 1 kĩ năng hoặc 1 trải nghiệm mà bạn cho rằng mình là người thích hợp nhất với việc làm ứng tuyển.
Câu cuối: Đính kèm ở đây là CV và Cover Letter của tôi.
Kết thúc email: cám ơn nhà tuyển dụng!
Cuối thư, hãy cám ơn công ty vừa mới tạo thời cơ cho bạn được ứng tuyển.
Bạn hãy xem qua một content email xin việc hoàn chỉnh dưới đây:
Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự công ty TNHH Phát Lộc,
Tôi là Nguyễn Mạnh Quân, hiện đã 24 tuổi. đã có 2 năm kinh nghiệm trong ngành mkt, tối ưu hóa phần mềm tìm kiếm Google (SEO). Là một người có tính kỉ luât và cầu toàn trong việc làm, tôi cho rằng mình là người phu hợp cho vị trí Leader mkt mà công ty đã search. Đính kèm ở đây là CV ứng tuyển của tôi.
Xin chân tình cám ơn quý công ty!
Một số lưu ý về hướng dẫn trình bày nội dung:
- Nên đậm phần Kính gửi
- Dãn các loại trình bày trong email để cho dễ Nhìn.
- Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức đủ nội lực.
- check các lỗi SAI CHÍNH TẢ.
2.3. Đính kèm các tài liệu trong mail xin việc.
Trong tin tuyển dụng, nhà phỏng vấn sẽ yêu cầu bạn cần đính kèm những tài liệu nào khi gửi email xin việc. Các tài liệu thông thường bao gồm:
- Sơ yếu lý lich (CV – Curriculum Vitae)
- Bài test/ bảng thông tin thăm dò với các công việc đặc thù như: Copywriter
- Portfolio cho các việc làm như: design.
- …
Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng mà bạn cần sẵn sàng các ebook tương ứng. Thông thường nhất luôn luôn là Sơ yếu lý lịch hay còn được gọi là CV. Nếu giống như bạn chưa biết mẹo làm một CV chuyên nghiệp hãy xem ngay phương pháp viết CV xin việc hạ gục nhà tuyển dụng.
Bạn hãy đính kèm các tài liệu trước khi gửi mail. Nếu bạn sử dụng Gmail, hãy sử dụng tính năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.
2.4. kiểm tra lại lần cuối mail xin việc trước khi send
Bạn nên test lại theo Checklist sau:
- Tên hiển thị email
- đầu bài email
- Người nhận/phòng ban
- content mail
- ebook đính kèm
Click GỬI!
Lời kết
Trên đây là chỉ dẫn mẹo viết mail xin việc chuyên nghiệp nhất để đánh bại nhà phỏng vấn. Bạn hãy lưu lại để dùng cho bản thân và đừng quên chia sẻ cho những người cần đến. Cẩm nang dạy bảo xin chúc bạn thành công trong đợt ứng tuyển!
Có thể bạn quan tâm:
Tổng hợp những câu hỏi khi phỏng vấn kinh điển của nhà tuyển dụng
Hướng dẫn cách Download mẫu hồ sơ xin việc qua email nhanh và đơn giản
Hướng dẫn tạo CV kế toán chuyên nghiệp nhất 2020
Nguồn: camnanggiaoduc