Tạo form báo cáo trong excel là một trong những keyword được search nhiều nhất về chủ đề tạo form báo cáo trong excel. Trong bài viết này, timviecgap.vn sẽ viết bài viết Hướng dẫn tạo form báo cáo trong excel mới nhất 2020.
Hướng dẫn tạo form báo cáo trong excel mới nhất 2020
Điều gì thực sự tạo nên một bảng báo cáo xuất sắc? Là do văn hóa chuyên môn hay kĩ năng của bạn?
Nếu bạn vừa mới sử dụng việc trong nghành tài chính, bạn sẽ phải lập báo cáo rất liên tục. Và có lẽ k sai khi nói rằng một ngày của bạn khởi đầu và kết thúc chỉ xoay quanh các bản báo cáo, biểu đồ, dashboards trên Excel.
Có một tìm hiểu được thực hiện bởi APQC về “kỹ thuật nào mà hầu hết các bộ phận FP&A dùng khi làm việc ?”.
Theo giống như hiệu quả tìm hiểu thì khoảng 39% là làm việc với trang tính và 56% là phối hợp trang tính với các phần mềm chuyên môn không giống.
Vậy đúc kết điều gì từ nghiên cứu này?
Đó là dù trong trường hợp nào thì các bảng báo cáo trong Excl cũng rất quan trọng cho việc nghiên cứu và trình bày dữ liệu.
mẹo để xây dựng những bảng báo cáo trong Excel
Tạo báo cáo trên Excel là kỹ năng mới mà hầu hết các nhà phỏng vấn vừa mới tìm kiếm; do đó hãy đầu tư một ít thời gian để làm quen với nó.
- lựa chọn định hướng file cho workbook – giúp gia tăng tốc độ tính toán và tiết kiệm đến 73,65% bộ nhớ.
Bạn có biết rằng lựa chọn đúng loại file workbook đủ sức bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi những lỗi hư hỏng trong tương lai. Điều này thực sự đúng và nó đã được kiểm chứng bởi các chuyên gia.
Theo kinh nghiệm của rất nhiều online reviews thì việc lưu excel report với định hướng file “.xlsb” (excel binary workbook) sẽ giúp giảm kích cỡ workbook và quan trọng thêm nữa là nó hỗ trợ cho tất cả.
ví dụ, nếu bạn có một lượng dữ liệu khổng lồ trong report của mình và bạn muốn dùng macros để khiến nó linh động hơn thì lựa chọn lý tưởng của bạn nên là định hướng binary workbook (dạng nhị phân).
Vậy tệp nhị phân là gì?
Trong máy tính thì cụm từ nhị phân có nghĩa là chỉ đạo cho máy chạy dựa trên dãy số ‘0’ và ‘1’.
như vậy, nếu lưu với dạng file này có nhĩa là bạn đang lưu dữ liệu của mình dưới dạng ‘0’ và ‘1’ thay vì all văn bản trong bộ nhớ. Nó giúp tiết kiệm thời gian loading và bộ nhớ.
Đừng bỏ lỡ: kiềm hãm học word excel
tại sao bạn nên sử dụng định hình binary cho workbook?
Câu trả lời nằm ở bảng dưới đây
Điểm hạn chế
Binary workbook k hoạt động trong Excel 2003 và các phiên bản trước
đủ nội lực sinh ra một vài lỗi khi tra cứu từ các file có định hướng khác bởi số lượng hàng và cột
2.Version control – Học cách sao lưu dữ liệu
Tưởng tượng rằng nếu như bạn có deadline dày đặc và bạn làm việc rất nỗ lực để hoàn thiện nó, nhưng đột nhiên excel xảy ra lỗi và đóng trước khi bạn kịp lưu. Vậy điều gì sẽ xảy ra?
hiển nhiên bạn sẽ phải làm lại.
Vậy version control là gì?
VC là phương thức lưu trữ dữ liệu refresh gần đây trong một file và có thể get lại bất cứ khi nào bạn muốn. VC tiếp tục được sử dụng trong lĩnh vực IT, tuy nhiên, chúng ta cũng đủ sức ứng dụng nó nếu biết dùng đúng mẹo.
Bạn chỉ cần đơn giản tạo một folder kênh chứa toàn bộ các bản vừa mới lưu và đặt tên cho nó để hiểu là “bản sao lưu”. Rồi hãy lưu bản copy mới nhất vào folder đó. Tương tự, bất cứ khi nào bạn thay đổi hay updates, bạn phải “Save as” và lưu theo thứ tự v1 hay v2 hay v3…
Bằng phương pháp làm này, bạn sẽ lưu được hầu hết các bản theo thứ tự, cho nên bạn đủ nội lực nhìn thấy lại và lựa chọn bản mình muốn.
Dưới đây là một số phương pháp luyện tập
- Khi làm việc với report mới, hãy lưu trước khi làm
- Luôn có thói quen Ctl+S , bạn cần phải luyện tập để ngón tay sẽ tự động sử dụng việc
- cần thiết là phải có backup folder và thực hiện lưu các phiên bản
- Có thói quen dùng bí quyết version control để ngăn việc mất dữ liệu
- dùng màu để phân biệt ô dữ liệu và ô cách thức
làm thế nào để phân biệt ô bí quyết và ô dữ liệu để tránh sử dụng loạn các công thức tính. Sẽ thế nào nếu người xung quanh vô tình xóa các công thức trong báo cáo của bạn?
giải pháp
Hầu hết các chuyên gia sử dụng màu vàng “light yellow” để chỉ ô chứa dữ liệu, nơi người dùng đủ nội lực nhập dữ liệu.
Và dùng màu bạc “light gray’ để bôi vào các ô phương pháp, k được sửa.
Một vài mẹo
- Hãy tân dụng tính năng conditional formatting
- sử dụng màu xanh lá “green” cho sự tăng trưởng và màu đỏ “red” cho sự giảm
- Hãy tạo ra các biểu đồ đầy màu sắc
- Bạn cũng đủ sức dùng color patterns (bảng màu) để sử dụng xinh cho report của mình, nhưng đừng lạm dụng quá.
- Xóa bỏ những fomulas không mong muốn
dùng quá nhiều cách thức đủ nội lực gây ra lỗi trình bày trong bản báo cáo của bạn. ví dụ, bạn dùng hàm vlookup để dẫn dữ liệu từ workbook không giống nhưng lại quên xóa nó đi.
Những fomulas k quan trọng sẽ khiến report chạy chậm hơn và mất thời gian tính toán. Tệ nhất là crash report khi nó đã sử dụng việc.
phương pháp
- Đừng giữ những fomulas không cần thiết- dùng paste special hoặc chỉ convert giá trị.
- k sao chép cách thức từ workbook này sang workbook khác- nếu làm vậy các fomulas sẽ chứa nhiều ô thừa
- Cẩn thận với các hàm giống như RAND & RANDBETWEEN vì nó sẽ random số mỗi khi bạn ấn refresh hay lưu report
- Excel Array formulas- chỉ dùng khi không còn lựa chọn nào không giống
Các công thức mảng (array fomulas) là những phương pháp tinh vi nhất trong excel, được dùng để biểu diễn các phép tính khó khăn với một hoặc hai điều kiện.
Khoảng 95% user k biết đến CSE (Ctrl+Shift+Enter) or Array formulas, vì vậy hãy dành thời gian học về nó
Có rất nhiều lợi ích khi dùng array formulas, nhưng không giống giống như các hàm khác, chúng đủ sức mất làm chủ nếu bạn không cẩn thận.
Khi dùng hàm này trong report, nó đủ nội lực khiến máy bạn mất 3-4 phút cập nhật hay cải thiện
do vậy, sẽ tốt hơn nếu bạn biết khi nào và ở nơi nào nên sử dụng hàm này để chẳng hề tốn thời gian và công sức.
tut sử dụng excel 2007 toàn tập
- Name ranges
Rất nhiều người dùng thấy việc sử dụng tên cho dãy thì hiệu quả hơn là việc để các ô mặc định. Bởi vì con người thường khó nhớ các dãy số và chữ không liên quan đến nhau. Nhưng với Excel thì chúng thậm chí khó nhớ hơn bởi vì các ô sẽ chứa cả chữ cái, số và ký hiệu
Ví dụ: “Revenue – Cost = Margin” (Doanh thu – Chi phí= Lợi nhuận) luôn dễ nhớ hơn là “A1-B1=C1”.
Những bản báo cáo dùng named ranges trong fomulas sẽ được nghiên cứu cao hơn. Đặc biệt nó giúp đơn giản hóa công thức của bạn.
Các vấn đề với named ranges
Một điểm trừ đó là: tên của dãy được mặc định nên nó không linh động, bất cứ khi nào có sự refresh, range name sẽ k tự động update.
Để giải quyết vấn đề này, người dùng bắt đầu bằng phương pháp sử dụng dynamic named ranges (link) –dùng OFFSET & COUNTA formulas.
- sử dụng “Sort” để gia tăng tốc độ tính toán
Bạn có biết rằng việc bố trí dữ liệu giúp workbook sử dụng việc mau hơn gấp 4 lần?
Excel sort sẽ sắp đặt dữ liệu theo nền móng dựa trên điều kiện mà bạn chọn
Vì khi chúng cần phải xóa dữ liệu theo một thứ tự nào đó, Excel sẽ k cần mất công search mà thay vào đó chỉ cần xóa dữ liệu đang được sắp xếp một phương pháp nhanh chóng.
- Calculation options ( lựa chọn tính toán)
Excels formulas k hoạt động được bởi vì calculation options. Vậy calculation options là gì?
Hiểu không khó khăn, nó là chọn được đưa ra cho người dùng để quyết định xem ms excel sẽ thực hiện tính toán khi có update hay nó sẽ thực hiện tiếp tục.
Bạn đủ nội lực tìm thấy calculations options dưới tab Fomulas. Nếu ở phần setup mặc định để “automatic”, có nghĩa là mỗi khi bạn tạo sự refresh với file execl thì nó sẽ được phản ánh một hướng dẫn auto.
Còn nếu là “manual”, có nghĩa là sự refresh sẽ không phản ánh tự động mà thay vào đó user phải resfresh mọi lúc để update kết quả.
Vậy calculations options tốt hay xấu?
Nó có cả tốt lẫn xấu. Nếu người dùng k biết phương pháp sử dụng thì sẽ đưa ra sai kết quả. Nhưng cũng với đó, bạn có thể có nhiều lợi ích nếu biết nó hoạt động thế nào.
Lời khuyên: Nếu bạn làm việc với lượng dữ liệu lớn mà chỉ lựa chọn option “manual” thì khi hoàn thiện xong hãy nhớ setup về dạng “automatic”.
Điều cần biết:
Khi bạn thực hiện cải thiện trong report, nó sẽ lưu lại cho đến khi bạn quay lại và chỉnh sửa. Vậy cần có một sự nhầm lẫn là nếu bạn mở cùng một report trong các máy tính không giống nhau, thì nó sẽ tự động refresh theo cài đặt của máy tính đó. ngoài ra điều đó là k đúng.
- xử lý lỗi
Một trong những thách thức lớn nhất là đảm bảo report của bạn k bị các lỗi thông thường.
Các loại lỗi
+) Excel defined errors: Hầu hết người dùng excel đều nhận ra được các lỗi này bởi chúng được khái niệm sẵn. gợi ý, nếu bạn thấy #DIV0! Trong report,nó có nghĩa là công thức bị chia cho trị giá 0. Mà chia cho 0 thì k tính được.
Tip: dùng IFERROR or ISERROR formulas để định hình lỗi
+) người dùng specific errors: Những lỗi này xuất hiện là do lỗi lầm của user. tác động của những lỗi này thường cao hơn so với lỗi được định trong Excel. chủ đề lớn nhất là k có hệ thống nào phát hiện và thay đổi người dùng.
Một vài lỗi do user :
+) k biết nguyên tắc BODMAS: 50% người dùng Excel hiện nay không biết excel sẽ thực hiện tính toán ntn. Có một khoảng phương pháp lớn giữa việc hiểu và k hiểu cách tính của Excel.
Excel tính toán dựa theo nguyên tắc toán học là BODMAS (Brackets first, Orders (IE Powers and Square Roots, etc.), Division and Multiplication (left-to-right), Addition and Subtraction (left-to-right)).
ví dụ, 2+5*3=?, chúng ta sẽ ra ngay kết quả là 21, nhưng câu trả lời đúng theo BODMAS là 17.
Giải pháp: Hãy vận dụng quy tắc BODMAS khi lập phương pháp
+) Improper testing mechanism: khác như các software tra cứu không giống, chúng ta k có công cụ phát hiện lỗi một mẹo tinh vi. hướng dẫn tốt nhất là test fomulas mỗi khi bạn tạo ra nó với 2-3 lần thử dữ liệu.
- Home page, user guide & presentation
phương pháp bạn trình bày ntn cũng quan trọng không kém formulas, VBA code & logic’s trong report. Nó không chỉ là màu sắc và pic, mà còn là mẹo bạn tạo bảng, phương pháp sắp đặt, tận dụng tất cả các chức năng để đưa ra kết quả tốt nhất.
mẹo để làm đẹp report
- Nếu bạn có nhiều worksheet trong report thì nên dùng Home page và sử dụng hyperlink để link chúng lại với nhau.
- Hãy thêm chỉ dẫn dùng report (bạn không cần viết từng điểm một, chỉ cần bản tóm tắt)
- Trình bày dữ liệu với đồ thị, biểu đồ
- sử dụng conditional formatting khi biểu diễn trend.
Lưu ý: sử dụng quá nhiều định hình cũng làm gia tăng click thước file workbook và dẫn đến crash, do vậy hãy nhìn thấy xét sử dụng tối thiểu format với tối đa ích lợi.
Kết lý luận
mục đích chính của bất kì report nào cũng là cung cấp thông tin có giá trị một hướng dẫn chuẩn xác. tất cả nội dung bài viết này chỉ dẫn hướng dẫn bạn luyện tập và tạo đòn bẩy giúp bạn tạo được những report xinh nhất.
Nguồn:https://blog.hocexcel.online
