Làm việc tại văn phòng yêu cầu nhiều kỹ năng quan trọng. Vậy khi đi làm văn phòng chúng ta cần rèn luyện những kỹ năng nào thích hợp? Theo dõi bài viết Tổng hợp các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng mới nhất ngay nhé.
Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết – Các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
- Kỹ năng biên soạn văn bản lập hồ sơ và lưu giữ văn bản
- Kỹ năng điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Cư xử đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
- Tinh ý, thông minh, biết lắng nghe những lời khuyên phù hợp trong mọi tình huống
- Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…
- Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích nghi với mọi hoàn cảnh
- Có thể dùng ngôn ngữ cần thiết trong hoạt động
- Có phong thái và giọng nói phải mạnh mẽ và thuyết phục
Kỹ năng làm nhóm
Kỹ năng này hầu như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại Học Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn ước muốn nhân sự của họ có sự kết nối tốt với nhau vì việc làm này sẽ làm nâng cao tác dụng hoạt động, chính vì thế một trong các kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở có thể rèn luyện đó là kỹ năng cộng tác và thực hiện công việc group. Để hợp tác và thực hiện công việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc công bằng, tôn trọng và thống nhất”.
Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của thư ký văn phòng
Việc thành thạo ở đây không hẳn là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình cơ bản như Word, Excel để biên soạn văn bản, chuẩn bị thông tin thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu trong thời đại này mà những kỹ năng căn bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp.
Để tránh việc lúng túng trong việc dùng máy tính sẽ làm cho Giám đốc và cộng sự nhận xét thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn. Người thư ký văn phòng nên cung cấp những kiến thức ít nhất trong việc dùng vi tính.
Xem thêm Rèn luyện kỹ năng quan sát cho nhân viên
Tập luyện óc tổ chức – Các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chuẩn xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu như bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.
Cách đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra toàn bộ những việc sẽ phải làm và thực hiện theo những gì đã viết. Sắp xếp một môi trường làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu như một vật dụng hiện hữu không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tối ưu xếp chúng ra chỗ khác.
Ham học hỏi và năng động
Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ bao gồm ở mức sologan. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải luôn luôn trau dồi các kĩ năng mới. Nhân sự nên tích cực đón nhận những cái mới, tối tân hơn.
Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đề cao. Khi là người tự tin, năng động bạn cũng cần phải thể hiện ra được khả năng chinh phục, lãnh đạo của bản thân đó là lôi kéo người khác đứng về phía mình, thực hiện theo kế hoạch của mình.
Năng lực quản lý thời gian
Thời gian là vàng, không ai có khả năng lấy lại thời gian đã trôi qua. Chính vì thế bạn phải cần bố trí một lịch trình thật khoa học, theo thứ tự ưu tiên và thời gian rõ ràng cho mỗi hoạt động. Có những công việc đòi hỏi thời gian cực kì nhiều, có khả năng lên đến vài ngày, tuy vậy có những việc chỉ phải xử lý trong vài giờ đồng hồ. quản lý thời gian là bí quyết tiết kiệm tối ưu.
Năng lực giải quyết nỗi lo
Sự cố luôn xuất hiện mọi lúc mọi nơi, nên hãy luôn đặt mình vào tâm thế sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề xảy ra thật khôn khéo. cộng sự, sếp, khách hàng, hoạt động,… tất tần tật những vẫn đề luôn có nguy cơ bùng nổ, nên phải xử lý chúng cẩn thận.
Năng lực giải quyết tranh chấp
Không phải ai cũng hài lòng hay yêu mến bạn, thêm nữa những va chạm trong quá trình làm việc rất dễ dẫn tới tranh chấp. Nhưng hãy luôn biết kiềm chế và tìm cách gải quyết những bất đồng với những người xung quanh trong đơn vị. Đừng để bản thân trở thành “cái nhọt” của toàn bộ mọi người.
Xem thêm Top 10 kỹ năng mềm quan trọng cuộc sống và công việc
Am hiểu nhiều mảng kiến thức – Các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Kiến thức xã hội, tự nhiên… cực kì quan trọng đối với một thư ký văn phòng. có thể khi tuyển mộ, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… Nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có khả năng “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu như bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.
Môi trường thực hiện công việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng cần phải thành thục nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều hoạt động.
Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có khả năng trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Nếu bạn ham muốn nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường tăng trưởng nghề thư ký văn phòng.
Trên đây là các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng cần thiết mà ai cũng nên biết nhé. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với tất cả mọi người. Cảm ơn mọi người đã theo dõi bài viết.
Hồng Quyên – Tổng Hợp và Bổ Sung
