Chức năng tổ chức trong quản lý là gì? Mục tiêu của tổ chức quản lí

khái niệm

Một khi mục đích, các plan và kế hoạch của tổ chức đang được dựng lại, nhà quản trị cần phải thiết lập một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được mục đích. tính năng đơn vị đứng ở vị trí thứ hai trong công cuộc quản trị, nhưng nó có ý nghĩa quyết định đến kết quả của đơn vị. Nói phương pháp khác, đơn vị là một trong những hoạt động cần thiết nhất của quản trị. Thật vậy, nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã cho thấy 70 – 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức. Nhưng tính năng đơn vị được định nghĩa giống như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều hướng dẫn hiểu không giống nhau về thuật ngữ này.

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì đơn vị có các nghĩa sau đây:

+ làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định.

+ làm những gì quan trọng đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả to nhất.

+ sử dụng công tác tổ chức cán bộ.

đơn vị theo từ nguồn Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ đơn vị nói lên một quan niệm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” .

Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một nền tảng những hoạt động hay cố gắng của hai hay nhiều người được phối hợp với nhau một cách có ý thức.

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác đơn vị là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi group cho một người quản lý với quyền hạn quan trọng để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.

có thể kéo ra nhiều ý kiến của các tác giả khác nữa nhưng điều cần thiết là chủ đề chúng ta cần xem xét bản chất của tính năng đơn vị từ góc độ của khoa học quản trị. đo đạt từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của tính năng đơn vị là thiết kế một cấu trúc đơn vị hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói hướng dẫn khác, chức năng đơn vị bao gồm các công việc liên quan đến định hình và phân chia công việc phải sử dụng, những người hoặc group người nào sẽ giúp việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được sử dụng ra ở cấp nào hay bộ phận nào.

Trong chương này, để có thể hiểu và vận dụng vào công việc quản trị trong thực tế, content tính năng tổ chức được xem xét gồm có việc phân chia và tạo dựng các bộ phận trong đơn vị, thiết lập cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan hệ về nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, và những cơ sở khoa học để design cấu trúc tổ chức ví dụ như chủ đề tầm hạn quản trị, tập quyền và phân quyền, và ủy quyền trong quản trị.

mục tiêu của công tác đơn vị

mục tiêu của công tác đơn vị là gì? có thể nói mục đích tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một mẹo hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đang xác định. Cấu trúc tổ chức thích hợp nghĩa là tạo dựng nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các cố gắng giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất.

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay target tới là: (1) thiết lập một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) xây dựng nếp văn hóa của đơn vị lành mạnh; (3) đơn vị công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huy hết sức mạnh của các gốc tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho đơn vị thích nghi với mọi môi trường thuận lợi cũng giống như khó khăn ở bên trong và bên ngoài tổ chức.

Cũng giống như mọi loại mục tiêu quản trị không giống, mục đích của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải thêm vào với hoàn cảnh thực tế. không giống với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị không giống, yêu cầu so với các mục đích về đơn vị là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức. gợi ý như qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật về cấu trúc tổ chức, qui luật về phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v…

Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong đơn vị là việc group gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp). hình chức phân chia này thường áp dụng ở những tổ chức phải hoạt động tiếp tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.

Phân chia theo chức năng

Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các tính năng được sử dụng khá rộng rãi trong thực tiễn, gợi ý như trong một xí nghiệp đủ sức thành lập các bộ phận đảm nhiệm các chức năng giống như kỹ thuật, kế toán, sản xuất, nhân sự và kinh doanh (Hình 7.3). Trong mỗi bộ phận đó, lại tiếp tục phân công và thành lập những đơn vị nhỏ lo việc nghiên cứu marketing, tuyên truyền quảng cáo, phát triển hàng hóa mới, cung ứng nguyên vật liệu v.v… Ưu yếu điểm của công thức này được chỉ ra trong ảnh 7.3.

Phân chia bộ phận theo tính năng

Phân chia theo lãnh thổ

Phân chia bộ phận theo lãnh thổ

Là phương thức được ứng dụng khi xí nghiệp hoạt động trên một địa bàn khá rộng và thường thì kinh doanh những sản phẩm giống nhau. mẹo này cũng được ứng dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ các Phòng Thương nghiệp ở Quận, Huyện. Nhà quản trị lựa chọn phương thức này khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng so với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ hàng hóa. hình 7.4 chỉ ra việc phân chia bộ phận theo lãnh thổ của một công ty kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam và những ưu yếu điểm của cách thức phân chia này.

Phân chia theo món hàng

Là cách thức đơn vị trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều món hàng, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại hàng hóa. cách thức này được áp dụng khi các hàng hóa có qui trình công nghệ sản xuất và chiến lược quảng cáo không giống nhau. ví dụ, các công ty oto ở Mỹ thường thành lập các nhà máy theo từng loại ôtô. ưu thế của cách thức này là nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất mua bán, nhưng song song cũng có những nhược điểm giống như cách thức phân chia theo lãnh thổ.

Phân chia bộ phận theo hàng hóa

Phân chia theo KH

Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp so với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại KH. hình 7.6 (trang sau) chỉ ra sự phân chia theo khách hàng và những ưu yếu điểm của mẹo phân chia này.

mẹo tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sở mua bán, và càng ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hành chánh sự nghiệp.

Phân chia bộ phận theo khách hàng

Phân chia theo quy trình hay thiết bị

bí quyết phân chia này đủ sức được minh họa bằng ví dụ xí nghiệp tạo dựng bộ phận phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ, hoặc bộ phận vi tính.

tổng kết, có nhiều phương pháp không giống nhau để phân chia các bộ phận trong một đơn vị. tuy nhiên, k có cách phân chia bộ phận nào là tốt nhất cho mọi đơn vị và cho mọi nơi. Nhà quản trị phải lựa chọn cho thích hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểm tình huống cụ thể của tổ chức mình.

nguyên tắc thiết lập cơ cấu đơn vị

Trong thực tế không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân sự của một cơ quan nọ một lúc họ nhận được hai nghĩa vụ khác nhau: một từ người thủ trưởng trực tiếp, một từ người trợ lý của thủ trưởng cấp trên. chắc chắn chúng ta thấy người nhân sự này sẽ không biết nghe ai? Việc k tuân thủ nguyên tắc mỗi cán bộ, công nhân viên trong một tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một thủ trưởng đang dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười này. Ở đây xuất hiện một vấn đề là trong công tác tổ chức chúng ta phải tuân thủ những quy tắc nào và việc áp dụng chúng ra sao để đạt kết quả tốt nhất. giải quyết những chủ đề vừa nêu có tầm cần thiết rất lớn ở mỗi tổ chức. thiết kế và hoàn thiện cơ cấu guồng máy, ban bệ, công việc.v.v… Là những công việc thường có tầm quan trọng plan. Sai sót trong công tác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới all các mặt hoạt động quản trị không giống. xây dựng và tuân thủ một hệ thống các nguyên tắc đơn vị khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên. Mặt khác công tác đơn vị là những hoạt động quản trị sáng tạo, nó cần được sự tán thành tán thành và ủng hộ của những người có liên quan.

Một trong những cơ sở khoa học của sự nhất trí đó là việc tuân thủ những đòi hỏi khách quan của các nguyên tắc tổ chức khoa học. Tiến hành các hoạt động về tổ chức không theo một nguyên tắc nào cả (vô nguyên tắc) sẽ kéo đến sự tùy tiện mà hậu quả tất nhiên k thể nói là tốt xinh được. Tính tất yếu khách quan trong việc thiết lập và tuân thủ các nguyên tắc khoa học về đơn vị quản trị nằm ở ngay trong tính qui luật của chính những nguyên tắc đang được đề ra. Điều này có nghĩa là các quy tắc tổ chức không thể được đặt ra một hướng dẫn tùy tiện. Nó chính là hiện thân của các đòi hỏi khách quan và sự áp dụng sáng tạo của các qui luật về tổ chức quản trị. Những nguyên tắc tổ chức chính thường được dùng trên thực tế là:

+ Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.

+ Gắn với mục tiêu: bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải thích hợp với mục tiêu. mục đích là cơ sở để xây dựng bộ máy đơn vị của doanh nghiệp.

+ Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong công ty và cần phải có cân đối trong mô ảnh tổ chức doanh nghiệp nói chung.

+ Hiệu quả: Bộ máy đơn vị phải thiết lập trên quy tắc cắt giảm chi phí.

+ Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đủ nội lực đối phó kịp thời với sự refresh của hoàn cảnh bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự cải thiện của đơn vị.

ngoài ra, khi thiết lập bộ máy đơn vị, nhà quản trị cũng cần phải để ý đến những yêu cầu khác giống như quét chất lượng sử dụng trọng chứ k get số đông là chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, thêm vào với nơi thực tế, kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nghĩa vụ chứ k theo nhu cầu của mỗi một mình, mỗi con người, cung cấp đòi hỏi của các qui luật khách quan về tổ chức như tầm hạn quản trị, vận dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý, không chồng chéo, phối hợp group chính thức và nhóm phi chính thức, kế thừa.

Các yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức

Có 4 thành phần quan trọng chi phối việc thiết lập cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp hay cơ quan mà nhà quản trị phải để ý. Hay nói một cách cụ thể trong công cuộc thiết lập cơ cấu đơn vị của xí nghiệp hay cơ quan, nhà quản trị phải căn cứ vào 4 nguyên nhân sau đây:

Các kiểu cơ cấu đơn vị quản trị

Quyền hạn quản trị

bàn luận cũng giống như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, kết quả của tiến trình ra quyết định và đơn vị thực hiện quyết định trong quản trị lệ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, cùng việc xác định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cá nhân, bộ phận trong một đơn vị. tìm hiểu phương pháp sử dụng khoa học về quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm có ý nghĩa rất lớn lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và thực hiện các quyết định trong quản trị.

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì “quyền hạn có nghĩa là quyền được xác định về nội dung, phạm vi và mức độ. Quyền lực có nghĩa là quyền được định đoạt và sức mạnh để bảo đảm việc thực hiện quyền ấy”.

Chúng ta không thể hình dung nỗi trong một tổ chức nếu ai cũng có quyền hoặc chẳng có ai có quyền gì cả. Trong trường hợp trước tiên sẽ dẫn tới việc vô chính phủ, trong trường hợp thứ hai sẽ dẫn tới sự vô trách nhiệm. như vậy chủ đề là ở chỗ cần phải phân định và định hình rõ quyền hạn trong đơn vị để quản trị. Nếu k giải quyết thỏa đáng vấn đề này thì hậu quả thật khó mà lường được.

Bản chất của quyền hạn trong các quyết định về quản trị là ai được (hay có) quyền gì so với ai, ở đâu cũng như vào lúc nào và nó cũng có nghĩa là ai phải phục tùng sự thống trị và điều hành của ai.

Quyền hạn không phải là thứ trời cho mà nó sinh ra từ nhu cầu và sự phân công của đơn vị, phục vụ đơn vị và tuân thủ pháp luật. Quyền hạn là công cụ của nhà quản trị, mong muốn quản trị cần phải có quyền. chủ đề đặt ra là quyền hạn của nhà quản trị xuất hành từ đâu, làm sao nhà quản trị có quyền hạn?

Về gốc gốc của quyền hạn, có nhiều quan điểm khác nhau. Có người cho rằng quyền hạn quản trị xuất hành từ chức vụ. gợi ý giám đốc một xí nghiệp có quyền hạn vì người đó giữ chức giám đốc. Lý thuyết này đúng nhưng chưa quá đủ, vì không cho biết được hiện tượng có giám đốc ra lệnh mà nhân sự không thi hành, tức là nhân viên không thừa nhận quyền hành của giám đốc. do đó, có tác giả cho rằng quyền của giám đốc xuất phát từ sự chấp thuận của cấp dưới. Chừng nào cấp dưới chấp thuận sự chỉ đạo của giám đốc và làm theo chỉ đạo đó, thì giám đốc còn có quyền. ngược lại, nếu cấp dưới từ chối k chấp nhận chỉ đạo của giám đốc, không sử dụng theo chỉ đạo của giám đốc, thì giám đốc hết quyền. mẹo cho biết này thể hiện được tính chất song phương và gắn kết con người trong việc dùng quyền hạn, nhưng không cho biết được trọn vẹn gốc nguồn của quyền hạn. Có nhiều trường hợp, cấp dưới phủ định quyền hạn của cấp trên, tức là k chấp thuận, nhưng vẫn phải sử dụng theo chỉ đạo của cấp trên do sự cưỡng bức, ép buộc.

Chúng ta có thể chấp thuận lý thuyết của nhà không gian học người Đức, Max Weber, cho rằng quyền hạn của nhà quản trị chỉ đầy đủ nếu có quá đủ 3 yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhận chức phận, cấp dưới thừa nhận quyền hạn đó là chính đáng và chính mình nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng. Nếu k có đủ 3 yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản trị sẽ k vững mạnh, rất khó điều khiển cấp dưới.

tuy nhiên, trong thực tế hoạt động, quyền hạn của nhà quản trị bị giới hạn bởi nhiều thành phần như pháp luật, các qui định của nhà nước, đạo đức thế giới, điều kiện sinh học của con người… Mặt không giống, có mối liên kết khá chặt chẽ giữa phương thức nhà quản trị sử dụng quyền hạn so với nhân viên và tinh thần, thái độ sử dụng việc của nhân viên. Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng bách, đe doạ thì nhân sự vì sợ mà sử dụng việc nhưng thiếu nhiệt tình. Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng ích lợi, nhân viên sẽ có thái độ tính toán, cân nhắc theo sự lợi hại đối với bản thân. Nếu mong muốn nhân sự làm việc nhiệt tình, chú ý đến ích lợi chung của doanh nghiệp, thì nhà quản trị nên dùng quyền hạn một mẹo nhẹ nhàng, trong tinh thần hợp tác vì mục đích chung của công ty.

Tập quyền và phân quyền

Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc đơn vị chính là cấp độ tập quyền hay mức độ quyền hạn được phân chia, ủy thác nhiều hay ít cho các cấp quản trị thấp hơn. Phân quyền là thiên hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu đơn vị. Trong trường hợp ngược lại, khuynh hướng quyền lực tụ hội vào tay những nhà quản trị cấp cao mà k hoặc rất ít được giao phó cho cấp thấp hơn, chúng ta có sự tập quyền. Nói rạch ròi hơn, cấp độ phân quyền càng lớn khi:

(1) tỉ lệ các quyết định được đề ra ở cấp thấp hơn ngày càng nhiều.

(2) Các quyết định được đề ra ở cấp thấp hơn ngày càng cần thiết. ví dụ giống như khoản chi tiêu được cấp thấp hơn duyệt chi càng lớn.

(3) Càng có nhiều chức năng chịu ảnh hưởng bởi các quyết định được đề ra ở cấp thấp hơn trong tổ chức. Thí dụ giống như ở các công ty chỉ cho phép các quyết định về sản xuất ở riêng từng xí nghiệp chi nhánh, sẽ có sự phân quyền ít hơn các doanh nghiệp cho phép có thêm các quyết định về tài chính và nhân viên ở các xí nghiệp đó.

(4) Một nhà quản trị càng ít phải check một quyết định cùng với những người khác. Sự phân quyền càng to khi không có bất kỳ sự tra cứu nào phải thực hiện và càng nhỏ khi phải thông báo về quyết định đó với cấp trên sau khi vừa mới được ban ra và càng nhỏ thêm nữa nếu trước khi ra quyết định còn phải đọc qua quan niệm của cấp trên.

mục tiêu của việc phân quyền quản trị chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho các tổ chức cung cấp kịp thời, nhanh chóng và thích hợp với những yêu cầu của tình ảnh. Nếu không phân quyền, mọi việc đều phải đưa cho nhà quản trị cấp cao nhất quyết định thì sẽ chậm trễ và đủ sức k cung cấp đúng với đòi hỏi của thực tiễn. Việc phân quyền rất cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều tổ chức ở rải rác khắp kênh, mỗi tổ chức sản xuất mua bán riêng biệt theo yêu cầu của địa bàn.

không những thế, sự phân quyền cũng nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, cùng lúc cũng tạo điều kiện huấn luyện các nhà quản trị trung cấp, chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi quan trọng.

cấp độ phân quyền nhiều hơn hay quy tụ quyền lực nhiều hơn là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống quản trị và nó có ảnh hưởng đến all các chính sách quản trị. Trong thực tế quản trị, để bộ máy quản trị vận hành một mẹo kết quả cấp độ tụ hội hay phân quyền cần được định hình đúng. Theo quan điểm quản trị cổ điển, các nhân tố ảnh hưởng đến tập quyền hoặc phân quyền được chỉ ra trong Bảng 7.2 dưới đây.

Ủy quyền (ủy thác công việc) trong quản trị