Cách viết mail bằng tiếng anh là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề cách viết mail bằng tiếng anh. Trong bài viết này, timviecgap.vn sẽ viết bài viết hướng dẫn cách viết mail bằng tiếng anh mới nhất 2020.
Hướng dẫn cách viết mail bằng tiếng anh mới nhất 2020
Hướng dẫn VIẾT mail CÔNG VIỆC
Bởi mail công việc đòi hỏi dùng ngôn ngữ trang trọng, nên bạn cần nhớ là không bao giờ dùng các phương pháp viết tắt trong tiếng Anh.
Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.
- Phần mở đầu – Beginning
Hãy khởi đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.
Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A
note 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy sử dụng Mrs cho phụ nữ đang kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về chủ đề này, bạn đủ nội lực sử dụng phương pháp gọi sau cũng không kém phần trang trọng:
Dear Sir/ Dear Madam
note 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn send mail cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đa số. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thu or Dear Mrs. Anh Thu
- Phần content chính – Body
Nếu bạn vừa mới viết email trả lời cho ai đó: gợi ý có KH hỏi về hàng hóa của doanh nghiệp bạn và bạn vừa mới viết mail trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc doanh nghiệp tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào send lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: I am very happy lớn receive your email.
Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người xem cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.
Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. có thể đọc qua một số mẫu câu sau:
- I am writing lớn make a hotel reservation/ to apply for the position of sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để công nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).
- I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint you made on 21st October. (Tôi viết thư này liên quan đến việc tải ký Hội viên Khách sạn Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10)
- With reference to our telephone conversation on Saturday, I would thích lớn let you know that we will compensate 20% of the product for you. (Liên quan đến cuộc luận bàn trên ĐT của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% trị giá sản phẩm)
kế tiếp là phần content chính của email: người khác luôn mong muốn đọc email một mẹo gấp rút nên hãy viết ngắn gọn, rạch ròi, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những content email thông dụng nhất mà bạn có thể sẽ cần sử dụng trong thực tế:
2.1. Making a request/ asking for information
Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:
- Could you please let me know if you can attend our Aniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn đủ nội lực vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn đủ sức tham gia bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn đủ nội lực tham gia cuộc họp vào ngày 19/02?)
- I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).
- Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available. (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình discount hiện có)
2.2. Offering help/ giving information
đề xuất giúp đỡ/ cung cấp thông tin
- We are happy lớn let you know that your article has been selected for publication. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng post của bạn vừa mới được lựa chọn để xuất bản)
- We are willing lớn arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp đặt một cuộc họp khác với người quản lý)
- Should you need any further information, please to contact hotline 0989.606.366. (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0989.606.366)
- We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đang bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)
2.3. Complaining
Phàn nàn
- I am writing lớn expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự k hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng món hàng của bạn)
- We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn vừa mới quá hạn quy định)
- I am interested lớn hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đã rất chú ý đến thông tin về việc doanh nghiệp sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)
2.4. Apologizing
Thư xin lỗi
- We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn send lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi vừa mới gây ra)
- Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)
- Please let us know what we can do lớn compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể sử dụng gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi vừa mới gây ra)
- I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham gia cuộc họp ngày mai được)
2.5. Attaching files
Đính kèm tệp
- I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)
- Please tìm kiếm attached the file you requested. (Vui lòng tìm ebook bạn cần trong phần đính kèm)
- I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi k thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đang gửi)
- Could you gửi it again in PDF format? (Bạn đủ sức send lại ebook ở định dạng PDF được không?)
3. Phần chấm dứt – Ending
Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:
- Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và cộng tác của bạn)
- Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự để ý của bạn)
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate lớn let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)
Sau đó hãy chấm dứt thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.
- Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn khởi đầu thư bằng Dear Sir/Madam
- Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng phương pháp viết tên, gợi ý Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
- Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – phổ biến trong Anh-Mỹ
——————–
Xem thêm : cách viết email
Cách viết email CHO bạn bè, NGƯỜI QUEN
- Phần mở đầu – Beginning
Tương tự giống như với email công việc, bạn hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi
- Hi Julliet
- Hello John
- Dear Mary
- Phần nội dung chính – Body
giống như phần trên, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức thư.
- Just a quick lưu ý to invite you lớn my birthday party/ lớn tell you that we will organize a birthday party for my brother. (Mình chỉ muốn viết đôi loại để mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của mình/ để báo rằng chúng mình sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của mình)
- This is to invite you to join my family for dinner. (Email này để mời bạn đến ăn tối cùng gia đình chúng tôi)
- I wanted to let you know that I have just got a new job. (Tớ muốn báo cho cậu biết là tớ đã có một công việc mới)
- I’m writing to tell you about my last holiday. (Tớ viết thư để kể cho cậu nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tớ)
Hoặc nếu bạn đã trả lời một bức thư thì hãy nói
- Thanks for your e-mail, it was wonderful lớn hear from you. (Cảm ơn về mail của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)
Một số content thông dụng không giống.
2.1. Making a request/ asking for information
đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin
- I was wondering if you could come and see me sometime next week. (Mình băn khoăn không biết bạn đủ sức đến thăm mình vào tuần tới không)
- Do you think you could call her for me? I lost her sdt number. (Bạn có thể gọi cho cô ấy giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của cô ấy rồi)
- Can you call me back asap (as soon as possible)? (Cậu đủ nội lực gọi cho tớ càng sớm càng tốt không?)
2.2. Offering help/ giving information
đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin
- I’m sorry, but I can’t make it/ come tomorrow. (Tớ xin lỗi, nhưng ngày mai tớ không đến được)
- I’m happy lớn tell you that my brother is getting married next month. (Tôi vui mừng thông báo rằng anh trai tôi sẽ kết hôn vào tháng tới)
- Do you need a hand with moving the furniture? (Bạn có cần tôi giúp một tay với việc chuyển đồ nội thất không?)
- Would you thích me lớn come early and help you clear up the place? (Cậu có mong muốn tớ đến sớm và giúp dọn dẹp chỗ đó không?)
2.3. Complaining
Phàn nàn
- I’m sorry to say that you’re late with the payments. (Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)
- I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended lớn us wasn’t as nice as we’d expected. (Tôi mong bạn sẽ k buồn khi tôi nói rằng chỗ mà bạn ví dụ cho chúng tôi k tốt giống như chúng ta mong đợi)
2.4. Apologizing
Thư xin lỗi
- I’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)
- I promise it won’t happen again. (Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)
- I’m sorry, but I can’t come lớn the wedding next month. (Tow xin lỗi nhưng tôi k thể tham gia đám cưới vào tháng tới được)
2.5. Attaching files
Tệp đính kèm
- I’m attaching/sending you our wedding photos. (Tôi đang send kèm trong mail cho bạn hình cưới của chúng tôi)
- Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format? (Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)
3. Phần chấm dứt – Ending
Cũng như trong email công viẹc, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây:
- Hope to hear from you soon. (Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)
- I’m looking forward lớn seeing you. (Tôi rất mong được gặp bạn)
Cuối cùng là kết thúc thư bằng một số các từ sau và ký tên của bạn:
- Thanks, (Cảm ơn)
- Thank you, (Cảm ơn bạn)
- With gratitude, (Với lòng biết ơn)
- Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)
- Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)
- Best wishes (Những lời chúc tốt xinh nhất)
- Love (Yêu thương)
- Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)
Hi vọng sau post này, bạn vừa mới nắm được mẹo viết mail thật chuẩn xác bằng Tiếng Anh.
