Multitasking là gì? Quản lý được thời gian và khả năng cân bằng nhiều việc một lúc là bí quyết hỗ trợ bạn làm tốt nhiều việc trong cả sự nghiệp và cuộc sống thường ngày. Qua bài viết dưới đây Timviecgap.vn sẽ cho bạn biết thêm nhiều thông tin hơn về bài viết, cùng theo dõi bài viết nhé!
Multitasking là gì?
Multitasking có nghĩa là đa nhiệm, là làm rất nhiều công việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn như như bạn vừa làm các công việc quan trọng tại doanh nghiệp, bạn vừa kiêm một số hoạt động Freelance ở bên ngoài. Chúng ta ăn trưa trong khi điện thoại hoặc desktop vẫn bật để thực hiện công việc.
Tuy nhiên, vẫn có không hề ít nhận định rằng multitasking là giải pháp thực hiện công việc sai trái, mọi việc chỉ có thể hoàn thành đạt kết quả tốt khi ta tập trung vào một vai trò độc nhất (single-task). Cũng giống như việc bạn đang lái xe trên một đường thẳng, nếu như liên tục để ý những
Xem thêm Kỹ năng cứng là gì? Vì sao cần sử dụng kỹ năng cứng?
Tầm quan trọng của multitasking là gì?
Multitask là một trong các kỹ năng không thể thiếu và được đề cao trong đa phần các CV và resume. Vậy ích lợi của đa nhiệm là gì?
- Tiết kiệm thời gian: khả năng đa nhiệm hỗ trợ bạn tiết kiệm thời gian bằng việc làm nhiều đầu việc cùng lúc. Ví dụ, bạn có khả năng vừa ăn nói qua điện thoại với người sử dụng vừa ghi nhận lại các nội dung thiết yếu. Việc làm này có nghĩa bạn có thể đồng thời hoàn thiện hai việc thay vì dành gấp 2 lần thời gian để làm lần lượt hai nhiệm vụ.
- Tiết kiệm chi phí: các công ty cần phải quản lý ngân sách một cách thích hợp, và có những công việc mà một người làm sẽ cần đảm nhiệm cùng lúc thay vì phân công cho nhiều người. Đối với doanh nghiệp, một người làm có thể đa nhiệm sẽ cực kì có thành quả.
- Nâng cao tác dụng công việc: Multitasking là yếu tố tăng hiệu suất công việc của bạn. Trong một ngày bạn có khả năng làm nhiều thứ hơn nhiều với năng lực đa nhiệm.
Sự khác biệt giữa multitasking và single-tasking
Single-tasking là khả năng thực hiện một tác vụ duy nhất trong cùng một thời điểm, còn multitasking là khả năng thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc. Cùng lúc đó Multitasking cho phép người sử dụng hoàn thành nhiều hoạt động cùng một lúc, làm tăng hiệu suất làm việc. Trái lại Single-tasking chỉ cho phép người sử dụng hành động một tác vụ tại một thời điểm, giới hạn khả năng hoàn thiện nhiều công việc cùng lúc.
Single-tasking dễ dàng hơn và dễ quản lý hơn nhiều so sánh với multitasking. Vì trong single-tasking, chỉ có một tác vụ độc nhất được thực hiện tại một thời điểm, do đó đơn giản làm chủ tài nguyên hệ thống. Trong thời gian đó, multitasking có những tác vụ chạy cùng lúc đó, việc làm này dẫn đến khó khăn trong việc quản lý tài nguyên hệ thống.
Single-tasking sẽ sử dụng ít tài nguyên bộ máy hơn so với multitasking, vì chỉ có một tác vụ độc nhất được thực hiện tại một thời điểm. Trong thời gian đấy, multitasking dùng nhiều tài nguyên hệ thống hơn để chạy nhiều tác vụ đồng thời.
Lợi ích khi Multitask đúng hướng dẫn là gì?
Thực hiện công việc đa nhiệm dường như đã trở thành một nét văn hóa của giới văn phòng. Nhiều người đi làm trẻ thường xuyên đề cao việc multitask do tính hiệu quả mà nó đem tới.
Phía dưới là một số những ích lợi của multitask mà bạn có thể chưa biết.
Multitask giúp tiết kiệm thời gian
Trong nhiều trường hợp, việc multitask còn được khuyến khích vì nó giúp tiết kiệm thời gian hơn khi làm những tác vụ cồng kềnh. Ví dụ bạn có khả năng chỉnh sửa bản kế hoạch một cách nhanh chóng ngay trong quá trình họp.
Thay vì ghi chú feedback vào sổ tay rồi phải thay đổi lại sau đấy. Trong thời gian bạn hoàn toàn có thể chọn bí quyết nhanh hơn rồi sử dụng thời gian còn lại để thực hiện công việc khác.
Multitask giúp tiết kiệm chi phí
Những công ty khởi ngiệp thường ưu tiên tuyển dụng những ứng viên có khả năng multitask. Do tài chủ đạo hạn hẹp, các nhân sự “đa-zi-năng” có thể đảm nhiệm nhiều vị trí không giống nhau.
Từ đấy tiết kiệm được khá là nhiều tiền của thuê nhân viên bên ngoài để thực thi những hoạt động đấy. Chẳng những vậy, Việc này còn giúp công ty dễ quản lý dự án hơn.
Multitask giúp nâng cao hiệu năng
Multitask có thể tăng hiệu năng thực hiện công việc nếu bạn biết làm đúng bí quyết. Những doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự biết multitask sẽ giúp công ty năng suất hơn nhiều lần so với công ty đang cạnh tranh.
Nếu làm việc tại nhà hoặc là freelancer, bạn hoàn toàn có khả năng cân bằng cuộc sống và hoạt động khi vừa làm việc vừa dọn dẹp nhà cửa. Sau đấy dùng khoảng thời gian tiết kiệm được cho gia đình của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng multitask chỉ có đạt kết quả tốt trong những trường hợp thật sự không thể thiếu. Một vài nghiên cứu đã chứng minh về dài hạn, việc biết quản lý thời gian tốt sẽ mang lại hiệu năng làm việc tốt và ổn định hơn cho cả người đi làm và công ty
Cách ứng dụng Multitask hiệu quả nâng cao năng suất làm việc
Multitasking là gì? Làm việc đa nhiệm không thật sự là lựa chọn không tỳ vết cho các công ty muốn gia tăng năng suất và sửa đổi và cải thiện vận hành. Tuy vậy trong một số hoàn cảnh, nếu như biết multitask một bí quyết sáng tạo thì bạn hoàn toàn vẫn có thể X2 hiệu suất thực hiện công việc và đem đến những kết quả bất ngờ. Sau đây là một số multitasking skills mà các nhà quản lý có thể ứng dụng để điều phối nhân sự thực hiện công việc đa nhiệm hiệu quả:
Xem thêm Top các cách rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm cực hiệu quả
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động
Thay vì để nhân viên “ngụp lặn” trong deadline, hãy sắp xếp thứ tự hoạt động theo cấp độ quan trọng để cho người làm công biết họ cần ưu tiên thực hiện việc hoàn thành công việc nào trước. Một trong các công cụ hữu dụng là ma trận Eisenhower. Ma trận ưu tiên Eisenhower là một công cụ đo đạt kinh doanh cho phép cá nhân và nhóm so sánh các giải pháp một cách khách quan để xác định dự án nào là cấp bách và đặc biệt, mang lại nhiều thành quả nhất và dự án nào có khả năng thành công cao nhất để ưu tiên thực hiện.
Ma trận Eisenhower (hay có thể gọi là ma trận 2 x 2) chia các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư: quan trọng – khẩn cấp, quan trọng – không khẩn cấp, không đặc biệt – khẩn cấp và không quan trọng – không khẩn cấp. Bằng cách phân loại nhiệm vụ vào 4 nhóm này, nhà lãnh đạo sẽ lựa chọn được những đầu việc nào cần tập trung hành động trước và những hoạt động nào có khả năng phối hợp multitask trong cùng một lúc.
Nhóm các hoạt động cũng giống như lại với nhau
Multitasking là gì? Một trong những multitasking skills đạt kết quả tốt mà không làm cho quy trình làm việc trở nên rối rắm đó là nhóm những công việc có tính chất và cách làm giống nhau lại để thực hiện cùng một lúc. Việc làm này sẽ giúp não bộ quen với cùng một luồng công việc với những thực hành các bước cũng giống như nhau và vận hành trơn tru hơn.
Multitask với một nhịp độ thích hợp
Việc hành động nhiều công việc cùng một lúc có khả năng đặt nhân viên vào trạng thái gấp gáp và gấp rút – tác nhân chủ đạo gây căng thẳng cực độ và sai sót. Vì vậy, hãy giữ cho luồng công việc ở một nhịp độ ổn định bằng việc tách các vai trò thành nhiều khoảng thời gian nhỏ. Nghĩa là đặt thời hạn cho mỗi nhiệm vụ và vào khoảng thời gian thời gian đấy nhân viên chỉ tích tụ một nhiệm vụ và chỉ chuyển sang các nhiệm vụ khác khi thời gian đặt ra dừng lại. Hình thức multitasking skills này được gọi là phương pháp Pomodoro.
Ví dụ: nhân sự chỉ thực hiện một ngành nghề chắc chắn trong vòng 25 phút và nghỉ giải lao ngắn sau khi hết thời hạn. Trong mỗi khối 25 phút, bạn chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ. Sau đấy, cứ sau 3 đến 4 khối trong 25 phút, bạn có khả năng nghỉ lâu hơn để ổn định não bộ.
Loại bỏ các nguyên nhân gây xao lãng
Hãy tạo cho nhân viên một môi trường làm việc hợp lý nhất để họ có thể tập trung toàn thể cho công việc. Điều này gồm có việc loại bỏ những tác nhân gây xao lãng và nhiễu nội dung. Một không gian làm việc hiệu quả giúp đỡ năng suất tối ưu cho người làm công cần chiều lòng chuẩn xác 5S:
- Sàng lọc: Sàng lọc, loại bỏ những nguyên nhân không thiết yếu, có khả năng gây xao lãng
- Sắp xếp: sắp đặt Tất cả mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số, ký hiệu rõ ràng
- Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi thực hiện công việc sạch sẽ
- Săn sóc: mãi mãi kéo dài thực hiện 3 hoạt động trên
- Sẵn sàng: Biến những hoạt động trên thành thói quen
Khi ở trong một môi trường dễ chịu, nhân viên sẽ có tinh thần làm việc hơn và multitask đạt kết quả tốt.
Xem thêm Tư duy phản biện là gì? Rèn luyện kỹ năng tư duy thế nào?
Giúp đỡ cho người làm công
Multitasking là gì? Đây là một trong các multitasking skills thiết yếu nhất để giúp nhân viên thực hiện multitask thành công. Đừng trở thành một vị sếp “độc tài” trong mắt nhân viên mà hãy cung cấp cho họ những công cụ và hướng dẫn không thể thiếu để thực hiện các vai trò hiệu quả.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng cần quan tâm chăm sóc tinh thần nhân viên bằng cách cho phép khoảng thời gian thảnh thơi giữa các công việc để họ có thể “refresh” bản thân và hạn chế bị kiệt sức
Qua bài viết dưới trên Timviecgap.vn đã giải đáp mọi thắc mắc của các bạn đọc về Multitasking là gì? Multitasking có quan trọng không?. Hy vọng nhưng thông tin trên đây của bài viết sẽ có nhưng thông tin hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đọc đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé!
Văn Tài – Tổng hợp
Tham khảo nguồn ( tanca.io, unica.vn, chefjob.vn, … )
